Sprawdzanie wspólnot

Na niniejszej stronie znajdziecie Państwo szczegółowe informacje o tym, w jaki sposób przeprowadzamy kontrole we wspólnotach mieszkaniowych i na jakich zasadach się to odbywa.

Kontrole wspólnot

Wykrywanie nieprawidłowości we wspólnotach

Kancelaria Nasz Prawnik świadczy usługi kontrolowania wspólnot mieszkaniowych, wychodząc naprzeciw zagrożeniom związanym z występowaniem nieprawidłowości w świadczonych przez zarządców usługach, w tym uwikłaniem nieuczciwych podmiotów w oszustwa i inne czyny na szkodę wspólnot mieszkaniowych.

Wspólnoty mieszkaniowe stały się w ostatnich latach narzędziem dla uzyskiwania korzyści majątkowych w sposób sprzeczny z prawem. 

Nasze raporty z kontroli, ujawniają wiele przypadków niewłaściwych praktyk i czynów niedozwolonych celem wyprowadzenia środków finansowych należących do członków wspólnot (właścicieli lokali). 

Charakterystyczną cechą modelu dokonywanych oszustw i wyprowadzania środków finansowych, jest stworzenie określonego łańcucha podmiotów lub osób współdziałających w tym procederze, często włącznie z niektórymi członkami wspólnot, którzy również czerpią korzyści uzyskanych z tego rodzaju procederu. Takie podmioty i osoby najczęściej tworzą formalne podstawy do uwiarygodnienia jakichś transakcji - najczęściej fikcyjnych usług. Często, transakcje takie są dokonywane wielokrotnie.
Organizacja tego typu oszukańczych metod, a zwłaszcza ich rozmiary i specyfika, typowa jest dla zorganizowanej przestępczości gospodarczej. Zdarzają się przypadki, gdy niektórzy zarządcy nieruchomości w zamian za ustalony procent od przyszłych przychodów zlecają usługi, arbitralnie i samowolnie wybranym usługodawcom, wykluczając innych usługodawców o ugruntowanej pozycji rynkowej. Niestety, konsekwencje takich praktyk są dla nieświadomych właścicieli lokali daleko idące.

Oferujemy świadczenie kompleksowej usługi opracowywania raportów z kontroli w obszarze m. in. organizacyjnym, formalno-prawnym, stricte prawnym, księgowym, prawno-podatkowym oraz techniczno-instalacyjnym i budowlanym.
Nasz raport z kontroli będzie wymieniał stwierdzone nieprawidłowości, ujawniał niewłaściwe działania oraz zawierał wskazówki i rekomendację zmian wszystkich dotychczasowych niewłaściwych działań i procedur, zawierał sugestie co do dalszego kierunku działania, a także konieczności wprowadzenia zmian.

Uczestniczyliśmy w wielu projektach i udało nam się zwiększyć świadomość członków zarządów wielu wspólnot oraz właścicieli prywatnych lokali wobec występujących problemów i zagrożeń. W licznych przypadkach zaproponowaliśmy modyfikację stosowanych procedur oraz zmianę dotychczas nieprawidłowych praktyk.

Jak wygląda audyt?

Pełna wersja raportu składa się z 6 modułów (A - F)
Jest to bardzo rozbudowany raport z ustalenia stanu funkcjonowania wspólnoty mieszkaniowej

Nasze raporty, to dokument tej samej rangi, co opinia biegłego i może być on użyty np. w postępowaniu sądowym (cywilnym lub karnym).

Mniejszym wspólnotom (by wyrównać ich szanse) oferujemy szeroką gamę rabatów w cenie (od 5 - 20%)

Badanie dokumentacji wspólnot

To kluczowa czynność jaką przeprowadzamy w procesie kontroli wspólnoty. Raport bowiem bazuje na konkretnych ustaleniach i precyzyjnych danych pozyskiwanych z badania.
Wynik końcowy badania zależy w dużej mierze od tego, jaką dokumentację otrzymamy do badania, czy będzie ona kompletna, profesjonalnie prowadzona, czytelna. Jeśli dokumentacja jest szczątkowa, to efekt końcowy audytu może być znacząco ograniczony. Wielu zarządców o tym wie i utrudniają oni dostęp do dokumentacji. Choć tak na prawdę to do dokumentacji większe prawa mają właściciele lokali niż zarządcy. To zarządca dysponuje nią z woli właścicieli lokali i świadczy jedynie usługi na rzecz właścicieli. Zatem trzeba jasno powiedzieć, że jakiekolwiek utrudnianie dostępu do dokumentów właścicielom lokali jest bezprawne. Takie działania winny skutkować podjęciem przez właścicieli i zarządy wspólnot jeszcze bardziej stanowczych działań, by dokumentację odebrać zarządcy a nawet rozwiązać z takim zarządcą umowę o zarządzanie.
W każdym przypadku dokumentacja pozostaje nienaruszona, w stanie w jakim została przekazana do badania. Ale zdarzają się przypadki, że dokumentacja była prowadzona w sposób nieprawidłowy i wówczas pomagamy przywrócić ją do porządku. Niejednokrotnie operujemy na kopii dokumentacji lub na wersji cyfrowej jedynie części dokumentacji. 

Projekt i raport końcowy

Proces kontroli wieńczy dokument w postaci najpierw wstępnego projektu, a po dalszej konsultacji i weryfikacji końcowej, w postaci obszernego i kompleksowego raportu z kontroli. Każdy z wykonanych przez nas raportów z kontroli tworzony jest na potrzeby wewnętrzne wspólnoty i może być używany jako dowód w postępowaniach sądowych z udziałem wspólnoty lub postępowaniach, w których wspólnota bierze udział lub jest stroną. Nie może on być udostępniany publicznie, gdyż może zawierać dane o prywatnej własności osób fizycznych, które podlegają ochronie danych osobowych.
Finalny raport przekazujemy zarówno w wersji cyfrowej, jak i papierowej.

Zdajemy sobie sprawę, że zapewne podobnie jak my, prowadzisz intensywny tryb życia, dlatego wstępny kontakt z Nami  najlepiej  zacząć  od  wypełnienia  formularza - Zapytania o usługę audytu >>

 +48 605 368 905

Zakres w jakim sprawdzamy wspólnoty:

Analiza ogólna

Analiza formalno-prawna funkcjonowania wspólnoty od momentu jej założenia do chwili dokonywania kontroli wspólnoty​. To ogólna część każdego raportu, ale jednocześnie jest wykonywana w najszerszym zakresie. Analizujemy tutaj okres od powstanie wspólnoty aż do momentu wykonywania audytu. Moduł ten jest obowiązkowy w każdym audycie. Bez niego kontrola pozbawiona byłaby głównego trzonu i w zasadzie nie miałaby ona większego sensu, bez zebrania tych podstawowych informacji i danych oraz bez dokonania ich analizy. Analizujemy tu co działo się od momentu powstania wspólnoty, stan posiadania dokumentacji, oraz weryfikujemy prawidłowość jej prowadzenia.

Szczegółowa analiza pod kątem prawnym

To drugi z najczęściej wybieranych do kontroli modułów. Ten moduł to już bardzo rozbudowana i szczegółowa analiza prawna i weryfikacja dotychczasowych czynności, treści uchwał, regulaminów​, umów, sprawdzenie zgodności funkcjonowania wspólnoty z przepisami prawa, analiza realizacji uchwał i umów, analiza podejmowanych działań, jakości świadczonych usług, prawidłowości przeprowadzanych inwestycji. Weryfikujemy tu także działania zarządcy pod kątem niedozwolonej samowoli lub naruszania praw właścicieli lokali.

Szczegółowa analiza pod kątem finansowo-rachunkowym

Ten moduł obejmuje: szczegółową weryfikację prawidłowości sprawozdań finansowych, weryfikację faktur (wydatki inwestycyjne, remontowe, zlecenia), weryfikację sposobu prowadzenia księgowości, analizę prawidłowości prowadzonej ewidencji przychodów i kosztów, sprawdzenie zasadności wydatkowanych środków i prawidłowości rozliczeń. To także analiza kalkulacji (opłat naliczonych właścicielom lokali) zaliczki na koszty utrzymania części wspólnych, prawidłowości rozliczania niedoborów a ponadto analiza regulaminu rozliczania mediów i zgodności rozliczania mediów. Usługa ta nie obejmuje usług księgowych tzn. prawidłowego rozliczenia, korekt, doradztwa z zakresu księgowości.

Badanie przestrzegania przepisów RODO

Weryfikacja działań zarządcy pod kątem przestrzegania standardów i przepisów RODO. To obecnie bardzo ważny aspekt funkcjonowania każdej wspólnoty, zaś bardzo często zaniedbywany przez samych właścicieli, ale i zarządców. Niestety w większości wspólnot ujawniamy bardzo poważne uchybienia w tym zakresie. Nagminne są przypadki braku kluczowych regulacji, dokumentów, procedur. Należy pamiętać, że w każdej wspólnocie przetwarzane są dane osobowe nie tylko właścicieli, ale i osób współzamieszkujących lub zamieszkujących w lokalu właściciela (najemców). Jeśli przykładowo wspólnota ma monitoring to przetwarzane są także dane wrażliwe.

Szczegółowa analiza i weryfikacja prawidłowości wykonania inwestycji

W tej części kontroli dokonujemy szczegółowej analizy i weryfikacji prawidłowości wykonania konkretnej inwestycji budowlanej, prac remontowych (np. instalacji elektrycznej i in.) pod kątem finansowym i technicznym. Weryfikacji tej dokonujemy we współpracy z ekspertami z danej dziedziny. Współpracujemy z wieloma specjalistami np. inspektorem sanitarnym, ekspertami z dziedziny budownictwa, wykonawcami wszelkich instalacji. Dokonywane przez nich czynności często są powiązane z naszymi ustaleniami lub też wzajemnie się uzupełniają, stanowiąc bardzo wartościowy materiał dowodowy.

fundusze UE
flaga RP
flaga UE

Dane kontaktowe:

Kancelaria Adwokacka
Nasz Prawnik

Toruń

ul. Panny Marii 3/5
87-100 Toruń

Bydgoszcz
ul. Długa 16
85-034

Gdańsk
Nad Stawem 7
80-454 Gdańsk

tel. +48 605 368 905
NIP 956-131-14-46
REGON 871716110
pomoc@prawnika.pl

Ważne informacje:

Współpraca z ekspertami

Audyty wspólnot

Klauzule informacyjne

O nas:

Jesteśmy podmiotem w pełni uprawnionym do przepro-wadzania kontroli we wspólnotach mieszkaniowych. Tematyką wspólnot mieszkaniowych i zarządzania nieruchomościami wielo-lokalowymi zajmujemy się od 25 lat. Świadczymy usługi na obszarze całego kraju.